De 2 Semanas de Trabajo Manual a Datos en Tiempo Real: Caso de Éxito en PyME Láctea
¿Sabías que hay puestos de trabajo en PyMEs que utilizan más del 50% de su tiempo creando reportes manuales? Peor aún: esos reportes suelen tener errores que cuestan dinero. En este caso, automatizamos procesos que liberaron +480h/año y eliminaron 90% de los errores. Así lo hicimos:
En Osmium Solutions, nos encargamos de conectar los sistemas de gestión de nuestros clientes con alguna herramienta de visualización (como Power BI), logrando automatizar procesos que hoy les están consumiendo horas o días. Esto les permite acceder a datos en tiempo real, mejorando la toma de decisiones. Además, optimizamos la eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y les damos las herramientas necesarias para aprovechar al máximo su información. Creemos que estos beneficios son clave para que pequeñas y medianas empresas puedan crecer y ser más competitivas en el mercado.
Problemática a Resolver
Nuestro cliente fabrica y vende productos lácteos (leche, quesos, crema de leche, manteca, etc.). Se contactó con nosotros con el fin de resolver la siguiente problemática:
Todos los meses, dedicaban entre una y dos semanas a armar un informe en Excel donde visualizaban un resumen de las variables básicas mas importantes para la toma de decisiones tácticas y estratégicas de la empresa. A continuación, menciono algunos ejemplos:
Litros de leche producidos
Litros de leche utilizados en producción
Importe neto
Costo de producir cada litro de leche: costos de producción, energía, limpieza y flete
Stock
Ventas (según cliente y vendedor)
Para llegar a estos valores, dos personas se encargaban de descargar varios informes mensuales en formato .csv, para luego pasarlos a Excel, reorganizarlos y transformarlos según sus necesidades, corroborar que no tengan errores (generalmente hay, en esos casos tienen que informar sobre esto y esperar a que el usuario responsable haga la modificación correspondiente sobre el sistema de gestión y, luego, volver a realizar este procedimiento), para finalmente copiarlos y pegarlos en otro archivo Excel compartido donde reflejan el resumen del mes. A continuación, vemos el resultado de este trabajo tan denso:
Comúnmente las PyMEs trabajan con esta metodología. Imaginen descargar un archivo .csv por cada variable, ajustarle las unidades, hacer una sumatoria para luego copiar y pegar, corroborar posibles errores, informar sobre esto para luego volver a hacer todo de nuevo. Es un proceso que consume muchísimo tiempo, es estático (por ejemplo, con esa tabla de resumen no se puede jugar con otros campos, como proveedor, cliente o localidad) y, además, hay riesgo de que haya errores de tipeo al manipular los datos y llevarlos de un lado a otro. Ni hablar de que se trata de un proceso mecánico y cansador.
También, una de las dos personas responsables de esta planilla ocupa un alto cargo gerencial y pierde una gran cantidad de tiempo en tareas operativas cuando podría estar enfocándose en decisiones estratégicas y tácticas de mayor impacto.
Por otro lado, también es importante considerar que esta planilla no solo debe estar disponible para la gerencia, sino también para el jefe de producción, quien tiene poco tiempo y no cuenta con el conocimiento necesario para analizar en profundidad un Excel.
Relevamiento y Estrategia
Para planificar una estrategia que se adapte a las necesidades del cliente, es fundamental realizar un relevamiento del sistema de gestión (ERP). Esto implica conocer la estructura del software, las relaciones entre los distintos conjuntos de datos y distinguir entre las tablas maestras y dimensionales, junto con otras variables que son esenciales para el análisis.
El ERP del cliente es un sistema personalizado con datos críticos dispersos en +20 tablas de SQL Server (on-premises). Para unificar la información, realizamos:
Reingeniería de datos: Vistas SQL que relacionan producción, ventas y costos. Modelo dimensional para análisis histórico.
Conexión en tiempo real: Power BI + Gateway para actualización automática de los datos.
Priorización con el cliente: KPIs urgentes (ej.: costo por litro de leche) en el primer sprint. Módulos con información crítica (producción, stock, ventas, fondos) para la toma de decisiones diaria.
Solución y Beneficios
Creamos un dashboard interactivo con 9 módulos, con un sistema de navegación entre paginas sencillo e intuitivo. Adaptamos cada visualización según las necesidades del cliente. A continuación, comparto algunas imágenes (tener en cuenta que se censuraron para respetar el acuerdo de confidencialidad con el cliente):
Menú de navegación
Módulo 1: Leche fluida
Módulo 8: Mapa de ventas
Además, adaptamos el diseño del dashboard al celular, para que tanto la gerencia como el jefe de producción puedan consultar este informe sin la necesidad de entrar a una PC o laptop.
Nuestra solución trae consigo una serie de beneficios que impactan directamente en la eficiencia y efectividad del análisis de datos en la empresa. A continuación, se detallan algunas de las mejoras más significativas que nuestros usuarios han experimentado:
Ahorro de tiempo: Los usuarios dedican menos tiempo a tareas operativas, enfocándose en el análisis de datos y la toma de decisiones.
Análisis profundo de datos: Los usuarios pueden explotar toda la información, proceso que antes era demasiado complejo. Detectan en tiempo real cómo varían las variables a medida que avanza el mes.
Escalabilidad y flexibilidad: La solución está diseñada para crecer junto con la empresa, adaptándose a nuevas métricas y variables a medida que cambian las necesidades.
Mayor precisión en costos y productividad: La visualización diaria de las variables permite un control más exacto sobre los costos y facilita el análisis de la productividad de cada proceso y producto, optimizando el uso de los recursos y mejorando la rentabilidad.
Visibilidad financiera: Supervisan fondos, sumas y saldos de las cuentas. Hacen un seguimiento de las cuentas con deudas. Los usuarios pueden monitorear los movimientos de stock a medida que ocurren, visualizando entradas y salidas de mercancías diariamente. Esto les permite tomar decisiones rápidas y ajustar inventarios en función de la demanda.
Propuestas innovadoras: En lugar de perder tiempo en tareas repetitivas, los usuarios pueden proponer nuevas variables para analizar y generar pronósticos que ayuden a predecir el futuro de la empresa.
Visión integral del historial de datos: Ahora, el cliente puede visualizar toda la historia de sus datos en un solo lugar, lo que le permite analizar tendencias, comparar períodos y tomar decisiones informadas basadas en un contexto completo.
Mejor posicionamiento en el mercado: Los usuarios pueden evaluar precios y costos de cada producto. Analizan el comportamiento de proveedores y clientes a lo largo del año.
Reducción de errores y consistencia en la toma de decisiones: Nuestra solución automatiza los procesos críticos y brinda un modelo robusto que garantiza datos precisos y confiables. Ahora se evitan los errores por manipulación de datos entre planillas de calculo o errores de tipeo.
Interacción dinámica con filtros: Además de analizar las variables, los usuarios ahora también pueden filtrar por los campos que ellos deseen, algo que antes era imposible debido a la rigidez del uso de Excel.
Actualización automática: El informe se actualiza cada día, permitiendo a los usuarios acceder a la información más reciente sin esfuerzo.
Conclusiones
En resumen, la empresa obtuvo una fuerte mejora en sus procesos de análisis de la información. Ahora cuenta con un sistema de análisis de datos escalable, confiable y en tiempo real, eliminando la necesidad de invertir tiempo en las tareas operativas y ahorrando aproximadamente dos semanas por dos personas cada mes. El modelo es robusto y confiable con una considerable reducción de errores. Además, pueden ver la historia completa de sus datos en un mismo lugar, lo que facilita la previsión de variables a partir del estudio de patrones. Comprenden mucho mejor los costos, la productividad y el stock, optimizan recursos y se anticipan a oportunidades de crecimiento, fortaleciendo así su posición en el mercado.
Cerrar estos proyectos con un cliente feliz y satisfecho es lo que nos impulsa a seguir por este camino, ayudando a las empresas a analizar y explotar su información.
Creemos que cada cliente es un mundo único, ninguna estructura es igual a otra. Analizar las necesidades especificas de cada cliente, relevar exhaustivamente y diseñar cada estrategia personalizada es algo que nos apasiona.
Nos motiva saber que nuestro trabajo no solo optimiza procesos, sino que también potencia el crecimiento y la innovación en las organizaciones. Al colaborar de cerca con nuestros clientes, buscamos superar sus expectativas, generando un impacto real en su éxito.